Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов, которая начинается с разбора процесса, а не с покупки системы. Сначала убираем лишние шаги, потом автоматизируем то, что осталось.
Самая частая ошибка в автоматизации звучит просто: автоматизировали хаос и получили быстрый хаос. Процесс, в котором три согласования нужны для галочки, после внедрения системы остаётся процессом с тремя лишними согласованиями, только теперь они кликаются в интерфейсе и обходятся дороже.
Поэтому мы начинаем с разбора. Смотрим, как процесс устроен на самом деле, а не как он описан в регламенте, и обычно это разные вещи. Считаем, сколько шагов, сколько людей, сколько времени и где заявка стоит дольше всего. Часто выясняется, что половину шагов можно просто убрать, и это самая дешёвая автоматизация из возможных.
Дальше автоматизируем то, что осталось, и делаем это по одному процессу за раз. Пилот на одном участке показывает реальную выгоду за месяц и стоит недорого. Внедрение сразу всего обходится в разы дороже, тянется год и заканчивается тем, что люди продолжают работать в почте и таблицах.
Про людей стоит сказать отдельно. Систему, которая добавляет сотруднику работы, сотрудник обойдёт, и это разумно с его стороны. Поэтому мы проектируем так, чтобы у человека, который вносит данные, был свой выигрыш: меньше кликов, меньше переписки, меньше вопросов от коллег.
Инструменты подбираются под задачу. Часть шагов закрывают боты в мессенджерах, часть языковые модели, а основой обычно становится корпоративная система или серверное ПО с бэкендом и аналитикой. Если пока непонятно, за что браться первым, начните с бизнес-консалтинга или аудита.
Что входит в услугу
Можно взять любой набор из перечисленного.
Как есть и как должно быть, с цифрами: количество шагов, время прохождения, узкие места, стоимость процесса в месяц. Этим можно пользоваться, даже если автоматизацию вы отложите.
Маршруты согласования, версии документов, сроки, напоминания, архив с поиском. Плюс отчёт о том, у кого документ лежит третий день.
Учёт, склад, CRM, бухгалтерия, сайт, оборудование. Данные вносятся один раз и дальше расходятся сами.
Перенос данных, сверки, формирование документов и отчётов по расписанию. То, что сотрудник делает руками каждое утро.
Сколько заявок в работе, где они стоят, кто перегружен, что просрочено. Цифры, по которым принимают решения, а не графики ради графиков.
Запуск по одному процессу, помощь в обучении сотрудников, доработка по обратной связи и дальнейшее развитие.
Как мы работаем
Разговариваем с теми, кто в процессе работает каждый день, и восстанавливаем реальную картину.
Что убираем, что автоматизируем, в каком порядке. Оценка по этапам и расчёт выгоды.
Самый болезненный или самый простой участок, в зависимости от того, что вам важнее: быстрый эффект или быстрый результат.
Переносим подход на остальные процессы, переиспользуя то, что уже собрано.
Наблюдение, доработки, новые процессы и обучение новых сотрудников.
Стек и инструменты
Частые вопросы
С одного процесса, где потери заметны и измеримы. Разбор занимает одну-две недели и уже сам по себе даёт понимание, что можно убрать без всякой разработки.
Если ваш процесс типовой, готовая система дешевле, и мы так и скажем. Своё оправдано, когда процесс уникален, когда лицензии считаются на сотни и тысячи рабочих мест или когда готовое подходит наполовину.
Считаем на разборе: стоимость процесса сейчас против стоимости внедрения и владения. Если срок окупаемости выходит за пределы разумного, говорим об этом до начала работ.
Это самый частый способ провалить внедрение, и предотвращается он на этапе проектирования. Мы разговариваем с людьми, которые будут работать в системе, и следим, чтобы им она экономила время, а не добавляла отчётности.
Всё определяет договор, и прописываем мы это на этапе технического задания, до начала работ. По ходу проекта команда работает либо на нашей инфраструктуре, либо на вашей: выбор зависит от сложности проекта и от того, есть ли у вас готовая инфраструктура. Каждый утверждённый этап переносится на ваши серверы и в ваш репозиторий, то есть работа накапливается у вас, а не у нас. После закрытия проекта весь код, наработки и документация передаются вам вместе с правами на них.
Да, отдельной договорённостью: доработки, новые процессы и помощь в обучении новых сотрудников.
Смежные услуги
Обсудим вашу задачу?
Расскажите, что нужно сделать - вернёмся с оценкой сроков, составом команды и планом первых двух недель.