Unternehmensportale und interne Systeme
Entwicklung von Unternehmensportalen und internen Systemen für Mitarbeitende: Erfassung, Anfragen, Freigaben, Nachschlagewerke und Berichtswesen. Wir bauen entlang Ihres Prozesses und verbinden das Ganze mit dem, was bei Ihnen bereits läuft.
Ein internes System unterscheidet sich von einem Dienst für Kundschaft dadurch, dass man ihm nicht ausweichen kann. Wer als Kunde etwas unbequem findet, schließt einfach den Tab. Eine Mitarbeiterin öffnet dieses System jeden Tag und verbringt acht Stunden darin. Ein zusätzlicher Klick wird hier deshalb mit der Zahl der Menschen und der Zahl der Arbeitstage multipliziert und wird zu sehr konkretem Geld.
Daraus folgt auch das wichtigste Risiko. Ein System, das einem Menschen Arbeit hinzufügt, wird dieser Mensch umgehen: Er legt seine eigene Tabelle an, klärt es im Messenger, trägt die Daten am Monatsende rückwirkend ein. Formal gibt es das System, tatsächlich sind die Daten darin unzuverlässig, und ein Teil davon existiert überhaupt nur im Kopf einer bestimmten Person.
Den wahren Preis dafür erfährt ein Unternehmen in dem Moment, in dem eine Schlüsselperson geht. Die Daten müssen aus ihr selbst, aus ihren Dateien und Chats herausgeholt werden, und ist sie zur Konkurrenz gewechselt, ist der Schaden um ein Vielfaches größer, als die Investition in ein ordentliches System gekostet hätte. Früher oder später denkt jede Eigentümerin darüber nach, und früher ist besser.
Deshalb entwerfen wir von der Person her, die die Daten erfasst, und zugleich davon her, wie kritisch diese Daten sind: was geschieht, wenn sie verloren gehen, was, wenn sie abfließen. Dasselbe bestimmt, was derjenige sieht, der später die Berichte liest. All das wird in der Entwurfsphase durchgerechnet, nicht immer in Geld, doch der Verlust am Ende ist stets einer in Geld.
Der zweite Punkt ist der Zoo. In einem Unternehmen stehen meist schon ein Erfassungssystem, die Buchhaltung, E-Mail, ein Messenger und mitunter mehrere Systeme, die dasselbe tun. Ein internes System ist selten das erste, häufiger wird es zum Bindeglied: Es sammelt Daten aus dem Vorhandenen und gibt sie zurück. Deshalb beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme des Laufenden und verwenden weiter, was sich weiterverwenden lässt.
Der dritte Punkt sind die Zugriffe. Innerhalb eines Unternehmens sind Daten zwischen Abteilungen und Ebenen getrennt, und diese Trennung ist keine Formalität: Gehälter, Verträge, personenbezogene Daten, Geschäftskonditionen. Rollen, Rechte und ein Protokoll der Handlungen werden von Anfang an entworfen und nicht nach dem ersten unangenehmen Vorfall ergänzt.
Ein solches System entsteht als Serversoftware mit Backend, Frontend und Infrastruktur innerhalb eines Teams. Daneben laufen meist die Automatisierung von Geschäftsprozessen, Bots für Routinevorgänge, Sprachmodelle und die Analytik. Ist das System für Kundschaft und nicht für Mitarbeitende gedacht, sehen Sie sich die Online-Dienste an. Läuft bereits etwas und ist unklar, wie damit umzugehen ist, beginnen Sie mit einem Audit oder mit IT-Beratung.
Was die Leistung umfasst
Jede Auswahl aus dem Folgenden lässt sich einzeln beauftragen.
Ein einziger Einstiegspunkt für Mitarbeitende: Aufgaben, Dokumente, Nachschlagewerke, Nachrichten, Kontakte, Anfragen an Abteilungen.
Kundschaft, Verträge, Objekte, Geräte, Lager, Mitarbeitende. Daten werden einmal erfasst und liegen an einer Stelle, nicht in sechs Tabellen und im Gedächtnis einzelner Personen.
Annahme von Vorgängen aus E-Mail, Messengern und Formular, Warteschlangen, Fristen, Zuständige, Verlauf der Korrespondenz und ein Bericht zur Auslastung.
Wer was sieht, wer was ändert, wer was wann gelöscht hat. Abgrenzung nach Abteilungen, Ebenen und Objekten.
Systeme für Erfassung und Buchhaltung, E-Mail, Messenger, Telefonie, Geräte. Wir arbeiten auch dort, wo es keine Dokumentation gibt.
Wir sichten, was sich angesammelt hat, bereinigen es, übernehmen es und lassen parallel laufen, damit niemand während des Umzugs ohne Daten dasteht.
Wie wir arbeiten
Was bereits vorhanden ist, wer was nutzt, wo Daten doppelt liegen, wo sie verloren gehen und wo sie nur bei einer Person existieren. Wir sprechen mit denen, die täglich damit arbeiten.
Was wir bauen, was wir anbinden, was so bleibt, wie es ist. Rollen, Rechte und die Kritikalität der Daten werden hier ebenfalls beschrieben. Kalkulation nach Etappen.
Zweiwöchige Iterationen. Als erstes bauen wir das Modul, das den spürbarsten Schmerz nimmt.
Bereinigung, Übernahme, Parallelbetrieb mit der alten Lösung, Unterstützung bei der Schulung der Mitarbeitenden.
Nacharbeiten nach Rückmeldungen, neue Module, Aktualisierungen und Bereitschaft.
Stack und Werkzeuge
Fallstudien zu dieser Leistung
Häufige Fragen
Sind Ihre Prozesse gängig, ist eine fertige Lösung günstiger, und wir sagen es Ihnen. Eigenes lohnt sich, wenn die fertige Lösung nur zur Hälfte passt, wenn Lizenzen in Hunderten und Tausenden Arbeitsplätzen gezählt werden oder wenn der Prozess selbst Ihr Vorteil ist.
Mit einer Bestandsaufnahme und einem Modul. Die Tabellen schalten wir nicht sofort ab: Das System läuft parallel, bis die Daten darin vollständiger und bequemer sind als in den Dateien.
Ja, das ist gewöhnlicher Teil der Arbeit. Fehlt einem System die Dokumentation, erschließen wir das Protokoll selbst.
Das ist das größte Risiko einer Einführung, und beseitigt wird es im Entwurf. Wir sprechen mit den Menschen, die die Daten erfassen werden, und achten darauf, dass ihnen das System Zeit spart.
Genau dafür sollten Daten und Prozesse in einem System liegen und nicht in persönlichen Dateien und Chats. Dann bleibt der Weggang eine Personalfrage und wird nicht zum Verlust von Wissen.
Das regelt der Vertrag, und wir halten es in der Phase des Pflichtenhefts fest, noch vor Arbeitsbeginn. Während des Projekts arbeitet das Team entweder auf unserer Infrastruktur oder auf Ihrer: Das hängt von der Komplexität des Projekts ab und davon, ob bei Ihnen bereits eine Infrastruktur vorhanden ist. Jede abgenommene Etappe wird auf Ihre Server und in Ihr Repository übertragen, die Arbeit sammelt sich also bei Ihnen und nicht bei uns. Nach Abschluss des Projekts gehen der gesamte Code, alle Arbeitsergebnisse und die Dokumentation samt den Rechten daran an Sie über.
Ja, in einer gesonderten Vereinbarung: Nacharbeiten, neue Module, Aktualisierungen und Bereitschaft.
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