Automatisierung von Geschäftsprozessen
Automatisierung von Geschäftsprozessen, die mit dem Verständnis des Prozesses beginnt und nicht mit dem Kauf eines Systems. Zuerst streichen wir überflüssige Schritte, danach automatisieren wir, was übrig bleibt.
Der häufigste Fehler in der Automatisierung ist schnell benannt: Man automatisiert das Chaos und erhält schnelles Chaos. Ein Prozess, in dem drei Freigaben nur der Form halber bestehen, bleibt nach der Einführung eines Systems ein Prozess mit drei überflüssigen Freigaben, nur werden sie jetzt in einer Oberfläche angeklickt und kosten mehr.
Deshalb beginnen wir mit der Aufnahme. Wir sehen uns an, wie der Prozess tatsächlich abläuft und nicht, wie ihn die Richtlinie beschreibt, und das sind meist zwei verschiedene Dinge. Wir zählen Schritte, Menschen und Zeit und finden heraus, wo ein Vorgang am längsten liegt. Häufig zeigt sich, dass die Hälfte der Schritte schlicht entfallen kann, und das ist die günstigste Automatisierung überhaupt.
Danach automatisieren wir, was übrig bleibt, und zwar einen Prozess nach dem anderen. Ein Pilot an einem Abschnitt zeigt den tatsächlichen Nutzen innerhalb eines Monats und kostet wenig. Alles auf einmal einzuführen kostet ein Vielfaches, zieht sich über ein Jahr und endet damit, dass die Menschen weiter in E-Mail und Tabellen arbeiten.
Über die Menschen sei gesondert gesprochen. Ein System, das einer Mitarbeiterin Arbeit hinzufügt, wird sie umgehen, und das ist von ihrer Seite vernünftig. Deshalb entwerfen wir so, dass derjenige, der die Daten erfasst, selbst etwas davon hat: weniger Klicks, weniger Schriftverkehr, weniger Rückfragen von Kolleginnen und Kollegen.
Die Werkzeuge richten sich nach der Aufgabe. Einen Teil der Schritte übernehmen Bots in Messengern, einen Teil Sprachmodelle, und die Grundlage bildet meist ein Unternehmenssystem oder Serversoftware mit Backend und Analytik. Ist noch unklar, was zuerst anzupacken ist, beginnen Sie mit der Unternehmensberatung oder einem Audit.
Was die Leistung umfasst
Jede Auswahl aus dem Folgenden lässt sich einzeln beauftragen.
Der Ist-Zustand und der Soll-Zustand, mit Zahlen: Zahl der Schritte, Durchlaufzeit, Engstellen, Kosten des Prozesses im Monat. Das lässt sich nutzen, selbst wenn Sie die Automatisierung verschieben.
Freigabewege, Dokumentversionen, Fristen, Erinnerungen, ein durchsuchbares Archiv. Dazu ein Bericht darüber, auf wessen Tisch ein Dokument seit drei Tagen liegt.
Buchhaltung, Lager, CRM, Rechnungswesen, Website, Geräte. Daten werden einmal erfasst und verteilen sich danach von selbst.
Übertragung von Daten, Abgleiche, Erstellung von Dokumenten und Berichten nach Zeitplan. Alles, was eine Mitarbeiterin jeden Morgen von Hand erledigt.
Wie viele Vorgänge laufen, wo sie hängen, wer überlastet ist, was überfällig ist. Zahlen, auf deren Grundlage entschieden wird, und keine Diagramme um der Diagramme willen.
Start Prozess für Prozess, Unterstützung bei der Schulung der Mitarbeitenden, Nacharbeit nach Rückmeldungen und Weiterentwicklung.
Wie wir arbeiten
Wir sprechen mit denen, die täglich im Prozess arbeiten, und stellen das tatsächliche Bild her.
Was entfällt, was automatisiert wird und in welcher Reihenfolge. Kalkulation nach Etappen und Berechnung des Nutzens.
Der schmerzhafteste oder der einfachste Abschnitt, je nachdem, was Ihnen wichtiger ist: eine schnelle Wirkung oder ein schnelles Ergebnis.
Wir übertragen das Vorgehen auf die übrigen Prozesse und verwenden dabei weiter, was bereits gebaut ist.
Beobachtung, Nacharbeiten, neue Prozesse und Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Stack und Werkzeuge
Häufige Fragen
Mit einem Prozess, in dem die Verluste sichtbar und messbar sind. Die Aufnahme dauert ein bis zwei Wochen und zeigt für sich genommen bereits, was sich ganz ohne Entwicklung streichen lässt.
Ist Ihr Prozess ein gängiger, ist eine fertige Lösung günstiger, und wir sagen es Ihnen. Eigenes lohnt sich, wenn der Prozess einzigartig ist, wenn Lizenzen in Hunderten und Tausenden Arbeitsplätzen gezählt werden oder wenn die fertige Lösung nur zur Hälfte passt.
Wir rechnen es bei der Aufnahme durch: Kosten des Prozesses heute gegen Kosten von Einführung und Betrieb. Läuft die Amortisation über jedes vernünftige Maß hinaus, sagen wir das vor Arbeitsbeginn.
Das ist der häufigste Weg, eine Einführung scheitern zu lassen, und verhindert wird er im Entwurf. Wir sprechen mit den Menschen, die im System arbeiten werden, und achten darauf, dass es ihnen Zeit spart, statt Berichtspflichten hinzuzufügen.
Das regelt der Vertrag, und wir halten es in der Phase des Pflichtenhefts fest, noch vor Arbeitsbeginn. Während des Projekts arbeitet das Team entweder auf unserer Infrastruktur oder auf Ihrer: Das hängt von der Komplexität des Projekts ab und davon, ob bei Ihnen bereits eine Infrastruktur vorhanden ist. Jede abgenommene Etappe wird auf Ihre Server und in Ihr Repository übertragen, die Arbeit sammelt sich also bei Ihnen und nicht bei uns. Nach Abschluss des Projekts gehen der gesamte Code, alle Arbeitsergebnisse und die Dokumentation samt den Rechten daran an Sie über.
Ja, in einer gesonderten Vereinbarung: Nacharbeiten, neue Prozesse und Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
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